Vous avez programmé le repas et l’ensemble de la soirée de votre club ou de votre association. Les inscriptions sont bouclées. Le traiteur est réservé ? L’animateur aussi ? Non !? Alors oui , il est temps de passer à la phase 2 : Bien organiser une soirée festive. On vous éclaire sur le sujet !
1- CHOISIR VOTRE TRAITEUR
Dès que vote date est fixée, contactez plusieurs traiteurs et demandez des devis. Prenez le temps de comparer. Une assiette un peu vide, une garniture qui masque le manque de viande … tout ça peut vite faire des déçus, qui ne reviendront pas l’année suivante.
Pour être serein, réservez votre traiteur 3 mois à l’avance, c’est bien.
Si vous n’êtes plus dans les temps, rien n’est perdu. Vous pouvez toujours organiser une autre action plus rapide à mettre en œuvre (tombola, vente d’objets personnalisés, vente de chocolats …)
2- PRÉVOIR L’ANIMATION
DJ ou orchestre ?
L’animation de votre soirée est un facteur clé de réussite pour votre événement.
Selon votre budget, optez pour un DJ ou un orchestre. Le premier étant plus abordable.
Tout dépend également de votre public.
Les formalités administratives
Soyez en règle vis à vis de vos prestataires.
- Pensez à déclarer cette activité auprès du Guso.
- Soyez en règle vis à vis de la Sacem.
La Sacem vous délivre l’autorisation de diffuser des œuvres musicales dans le respect du droit d’auteur. Retrouvez ici plus d’infos sur les repas en musique.
Vous pouvez obtenir votre autorisation en ligne directement sur le site de la Sacem.
Organiser une tombola
Pour pimenter la soirée, et collecter un peu plus d’argent pour votre association, mettez en place une tombola. Réalisez le tirage au sort pendant la soirée.
Vous craignez que ce petit plus ne vous prenne trop de temps !? Détrompez-vous … et reposez-vous sur les packs tombola clés en main. Tout vous est livré sous 48h : les tickets et les lots. Pour plus de fun, optez pour les billets à gratter.
Pour donner envie à vos participants, et les remercier d’être venu, vous pouvez également offrir des cadeaux. Par exemple, une cokette disposée dans chaque assiette fera bon effet. À ce moment là, intégrez le prix du cadeau dans celui du repas, sinon vous perdriez de l’argent.
L’ambiance, c’est primordial… que ce soit après le repas ou pendant le repas.
Les participants apprécient toujours de pouvoir se dégourdir les jambes entre chaque plat.
Et en plus, cela fait tourner la buvette à plein. Justement, vous pouvez profitez de la buvette pour organiser des petites ventes qui augmenteront vos bénéfices. Des porte-clés, par exemples, peuvent être très efficaces.
3- LA BUVETTE
Il s’agit surtout de ne pas manquer de boissons !
Donc choisissez de préférence un fournisseur qui accepte la reprise des invendus. Cela vous permet de prévoir plus large.
Pensez à un apéro facile à préparer type punch, rosé pamplemousse ou kir. Si vous optez pour le punch, préparez-le 48H à l’avance, et privilégiez les cubis plutôt que d’avoir à déboucher des dizaines de bouteilles. Pour marquer l’instant, vous pouvez proposer des gobelets personnalisés créés pour l’occasion. En plus, ils pourront vous rapporter de l’argent, qu’ils soient consignés ou vendus. Ceux qui ne seront pas vendus vous serviront toujours pour d’autres occasions.
N’hésitez-pas à proposer du champagne ! Vous serez surpris des bénéfices. Flûtes obligatoires !
Il s’agit aussi de ne pas manquer de monnaie !
Prévoyez un fond de caisse adapté à vos tarifs :
– De la monnaie si vous ne faites pas des prix ronds.
– Des billets de 5 et 10€. Vous constaterez vite que les premiers consommateurs arrivent avec des billets de 20€ et plus.
Vous pouvez aussi prévoir 2 caisses et donc 2 fonds de caisse si le bar est particulièrement grand. C’est plus confortable pour les serveurs.
Si vous décidez de proposer des boissons à table en supplément, alors équipez vos serveurs de sacoches-banane et de mini-fonds de caisse.
Du point de vue de la législation :
Une association peut ouvrir un bar ou une buvette si elle respecte la réglementation des débits de boissons. Plus d’infos
Vous devez adresser une demande d’autorisation de buvette temporaire au maire de la commune au moins 15 jours avant l’événement.
Pour plus de conseils pratiques sur l’organisation de votre buvette : matériel, logistique, liste de prix, gestion des serveurs, cliquez-ici.
4- PLAN DE SALLE & PLAN DE TABLES
Vos convives apprécient de pouvoir se retrouver par petits groupes. Idéalement une personne réserve pour le groupe et une table leur est réservée.
Les changements sont inévitables. Réalisez le plan de table 2 jours avant la soirée pas plus.
Déposez sur chaque table des cartonettes indiquant le nom du groupe et le nombre de personnes.
Astuce : Le nombre de couverts correspond au nombre de personnes inscrites. Cela vous sert de premier contrôle pour éviter les invités non enregistrés.
Vous veillerez à afficher un plan de salle à l’entrée. Mieux encore, quelques personnes peuvent être missionnées pour l’accueil des groupes et l’accompagnement vers leurs tables.
5- INSTALLATION – DÉCO – RANGEMENT
Le plus prudent est de mobiliser plusieurs équipes de bénévoles :
- Une pour installer l’ensemble de la salle.
- Une pour décorer.
- Une pour le rangement.
En planifiant, pas de mauvaises surprises en fin de soirée 😉
Les convives apprécient une salle décorée aux couleurs du thème. Cela leur donnera envie de revenir l’année suivante !
6- SURVEILLANCE PARKING ENTRÉE
Vous pouvez aussi envisager une surveillance à l’entrée de la salle pour vous assurer que seuls les inscrits entrent dans la salle pour la soirée. Bracelets ou tampons de contrôle sont aussi une bonne idée pour gérer les allers-retours.
Autour du parking, pour éviter des dégradations éventuelles, organisez des rondes.
Vous voilà parés pour un grand moment de convivialité ! A la vôtre !
