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Comment organiser un Gala de Danse ?

organiser un gala de danse

Aboutissement d’une année bien remplie, le spectacle de danse est l’occasion, pour tout club de danse, de présenter le travail chorégraphique des élèves et de leur professeur.
Un gala de danse demande beaucoup de préparation et d’organisation. Découvrez notre planning pour organiser un gala réussi !

J – 12 Mois

Réservez la salle de votre Gala. De la disponibilité de la salle dépendra la date de votre évènement. La plupart des spectacles ont lieu en mai et juin. Visitez la salle, mesurez la scène et les coulisses, gardez en mémoire le volume des costumes et des accessoires. Assurez-vous de pouvoir utiliser la salle pour la répétition générale dont vous devez prévoir la date au plus tôt.

Réservez un sonoriste ou trouvez parmi vos bénévoles la personne susceptible de gérer la sonorisation et les jeux de lumières si vous possédez le matériel nécessaire.

Choisissez un thème.

J – 9 Mois

Choisissez les musiques.
Généralement les élèves préparent plus de danses que nécessaire au gala. Ils peuvent ainsi participer au choix final.

Commencez à préparer les costumes. Ne vous y prenez pas trop tard car la réalisation prend du temps. Vous trouverez de nombreux costumes pas chers et de qualité sur Internet. Vous pourrez confectionner les autres vous-même. Vous trouverez tissus pailletés et tulle sur les marchés ou dans des magasins spécialisés.

Astuce : Rentabilisez vos investissements en louant vos costumes après le gala, aux écoles, aux autres associations, aux particuliers (pour les spectacles de kermesse, carnavals, soirées costumées) à l’aide d’un book.

J – 6 Mois

Faites les premiers essais de costumes lors des cours de danse et adaptez costume et/ou danse en fonction du rendu.

J – 3 Mois

Commencez à prévoir l’ordre de passage des danseuses en tenant compte du temps de changement des costumes.

Préparez la décoration de la salle. Comme pour les costumes, vous trouverez sur le web ou pourrez confectionner vous-même les éléments de décor qui contribueront à l’atmosphère de votre spectacle.

Si vous utilisez une salle communale, déposez le dossier de location en mairie (avec chèque de caution et copie d’assurance).

Echangez avec votre sonoriste au sujet du thème, des musiques choisies, de la couleur des costumes et de l’ambiance que vous souhaitez transmettre au public.

Préparez les affiches qui serviront à communiquer sur votre Gala et attirer le plus de monde possible.

Préparez le programme.

  • Proposez aux commerçants locaux de financer une partie du programme en échange d’un encart publicitaire.
  • Votre gala comporte un entracte ? Dans ce cas, répartissez le programme en deux.
  • Le programme doit permettre aux parents de repérer l’ordre des danses pour connaître le passage de leurs enfants.
  • Vous comptez vendre les programmes ? Dans ce cas, insérez y des photos de groupes des danseuses. Les parents seront plus enclins à l’acheter car ils le conserveront en souvenir du spectacle.
  • Vous connaissez déjà le thème du gala de danse de l’année prochaine ? Annoncez-le en fin de votre programme.
  • Enfin, n’oubliez pas de remercier tous ceux qui ont contribué au bon déroulement du spectacle.

programme gala de danse

J – 1 Mois

Fixez la date de l’état des lieux de la salle.

Pour avoir une salle de spectacle bien remplie, il faut communiquer au plutôt sur votre événement:

  • Placardez vos affiches chez les commerçants et autres lieux d’affichage public, et bien évidemment à l’entrée de la salle de danse.
    affiche gala de danse
  • Contactez la presse (presse papier, radio locale, TV locale).
  • Rédigez un article sur votre site web ou blog. Votre club n’a pas de site web ? Créez votre site gratuitement en quelques minutes avec sportsregions.fr
  • Informez vos fans sur votre compte facebook ou instagram.
  • Lancez les invitations officielles (maire, adjoint au maire préposé à la culture…)

Vous souhaitez proposer un stand de buvette et restauration, adressez au maire de la commune concernée une demande d’autorisation d’ouverture de buvette. Vous trouverez des modèles de document ici :
https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F24345

Éditez la billetterie
Proposez une prévente via un mot donné aux élèves, tout particulièrement si la salle risque de se remplir rapidement, pour ne pas décevoir les parents. Ainsi vous gagnerez du temps le jour J au niveau de la caisse.tickets a souches personnalises

Votre gala donne lieu à deux représentations : le Vendredi soir et Samedi soir par exemple ? Faites payer l’entrée aux parents pour le 1er soir et permettez leur de revenir gratuitement ou à mi-tarif à la seconde représentation. Un coup de tampon au creux du poignet permet de repérer les personnes qui sont déjà venues la veille.

Astuce : Profitez du gala, pour collecter des fonds à investir dans les prochains costumes ou décors. Proposez une tombola. Vous effectuerez le tirage au sort, en public, durant l’entracte de votre gala.

Préparez votre CD de musiques.
Faites en un au format MP3 et un autre en Audio (waw) car certains lecteurs ne lisent pas le premier format. Stocker également vos musiques sur une clé USB. Numérotez vos titres dans l’ordre de passage, ce sera plus facile pour la personne chargée de la bande son.

Avertissez les parents
des horaires de la répétition générale de leurs enfants. Pour les avertir, remettez leur un mot papier par l’intermédiaire des élèves. Sur le même mot, listez les accessoires dont les élèves auront besoin le jour du spectacle (tee-shirt de couleur, chaussons de danse, collants…). Précisez également que les élèves devront arrivées coiffées et maquillées le jour du gala. Sollicitez les parents pour la réalisation de crêpes et gâteaux à vendre à l’entracte.

J – 15 jours

Définissez le poste de chaque membre de l’association (au besoin demandez l’aide des conjoints, des élèves adultes ou recrutez des parents bénévoles) pour :

  • tenir la billetterie à l’accueil du public et vendre les programmes
  • gérer l’habillage des plus jeunes en coulisse le jour du gala afin que tout le monde soit prêt pour entrer sur scène le moment venu.
  • tenir la buvette et le stand de petite restauration
  • assurer la sécurité aux différentes entrées / sorties à l’entracte et surtout pour la fin du gala car les parents souhaiteront récupérer rapidement leurs enfants aux abords des coulisses.
  • filmer et prendre des photos en cours de spectacles
  • gérer la sono (si vous ne faites pas appel à un professionnel)
  • gérer l’éclairage

Prévoyez l’organisation de la salle :

  • Les chaises pour le public.
  • Les tables pour la caisse, la buvette, le point restauration.

et des coulisses

  • Les portants et cintres pour les costumes.
  • Les chaises pour les groupes qui attendent leur tour.
  • Des bouteilles d’eau et des verres en plastiques
  • Un nécessaire de coiffure pour rétablir un chignon un peu sauvage… des bombes de laque pailletées pour cheveux …
  • Quelques tables pour occuper les plus jeunes avec des jeux ou des coloriages.


Contactez la personne chargée de la Sono et des jeux de lumière
pour vous assurer qu’elle sera bien là le jour J. Sa présence est également vivement conseillée lors de la répétition générale.

Étiquetez chaque costume de danses avec le nom des élèves. Classez-les par danse sur vos portants.
Munissez-vous de grands conteneurs plastiques transparents. Au moins un par groupe pour rassembler et transporter les costumes qui peuvent être pliés, ou les accessoires.

Sur chaque portant ou bac plastique, accrochez une feuille reprenant :

  • le titre de la danse
  • le groupe de danseuses
  • une photo du costume présentant la façon dont il doit être porté

Contactez les commerçant locaux pour réserver boissons et gâteaux pour la buvette mais également pour les participants en coulisse. Privilégiez ceux acceptant la reprise des invendus.

Pour votre buvette, proposez des gobelets personnalisés consignés.

J-10 jours

Effectuez une demande d’autorisation de diffusion auprès de la SACEM :
https://clients.sacem.fr/autorisations/ballet-ou-spectacle-choregraphique
Attention : si vous utilisez un medley vous allez multiplier les œuvres à déclarer !

J – 7 Jours

Finalisez la diffusion de vos affiches ou flyer.

Préparez un discours pour le début et la fin de gala. N’oubliez pas de remercier tous ceux qui ont permis la bonne réussite de votre spectacle et notamment les professeurs.

Contactez la banque de l’association pour préparer un ou plusieurs fonds de caisse.

Finalisez et imprimez la nouvelle fiche saison
pour le renouvellement des inscriptions. Cette fiche sera mise à disposition pour le gala.

De J – 5 jours à J– 1

Répétition générale

La répétition générale a lieu quelques jours avant le gala.
Evitez les répétitions trop longues qui fatigueront les plus jeunes et fâcheront les parents !
Convoquez chaque groupe en décalé pour éviter d’avoir tout le monde en même temps à moins de devoir répéter une chorégraphie nécessitant l’ensemble des groupes.
Commencez par les plus jeunes, puis les moyens, les ados et enfin les adultes.

Profitez de la répétition pour vérifier que chacun a bien ses costumes. Prévoyez tout de même quelques justaucorps, collants et chaussons de secours…

Si votre sonoriste est présent, donnez-lui le plus vite possible vos désirs de lumière, le programme et surtout le CD des musiques ou une clé USB avec les différents morceaux au format MP3.
En général, le sonorisateur installe son matériel la veille. Demandez l’essai des couleurs. Vérifiez avec lui si c’est nécessaire que tout sera comme vous le désirez.

Si vous comptez utiliser un appareil à fumée pour avoir un meilleur rendu, veille à ce qu’il ne soit pas trop fort. Vous pouvez aussi louer une machine à bulles qui offre aussi un bel effet.

La salle

Réalisez l’état des lieux à la remise des clés. N’hésitez pas à prendre des photos des locaux avant de commencer à aménager la salle. Après votre spectacle, vous devrez tout remettre à sa place initiale !

Aménagez la salle, préparez les coulisses :

  • Montez le podium (si besoin)
  • Disposez les éléments de décors
  • Positionnez les lumières
  • Installez les chaises où seront installés les spectateurs
  • Disposez des tables pour la billetterie et/ou la vente des programmes.

Prévoyez également des chaises dans les coulisses ainsi que des tables. Installez les portants de costumes dans les coulisses. Essayez de réserver des espaces bien identifiés pour chaque groupe.

Placez vos boissons dans les réfrigérateurs la veille pour avoir des boissons fraiches.

Divers

Prévoyez un nécessaire de survie ! :

  • trousse de coiffure : brosse, élastiques, pinces à chignon, pinces plates, gel, laque pailletée, miroir.
  • trousse de maquillage
  • stylo, scotch, colle, pistolet à colle,
  • nécessaire de couture + épingles à nourrice
  • trousse à pharmacie

Prévoyez un moyen d’identifier les personnes autorisées à rentrer dans les coulisses. Par exemple, faites porter à tous les bénévoles un T-Shirt personnalisé avec le logo de votre association.

Réalisez des affiches pour indiquer :
– les tarifs des entrées, du programme, du DVD
– les tarifs de la buvette
– l’ordre de passage à l’entrée des coulisses
– les places réservées (Maire, Adjoint, Presse…)
– les accès interdits aux personnes non autorisées (coulisse)
– …

Préparez appareil photo et caméscope. Vérifiez le bon chargement des batteries et libérez de l’espace sur les cartes mémoires.

Jour J

Disposez les différentes affiches.

Finalisez la mise en place de la buvette et de l’espace restauration.

Briefez l’ensemble des bénévoles.
Chaque bénévole rejoins ensuite son poste :

  • billetterie à l’accueil du public
  • distribution et/ou vente des programmes
  • la buvette (découper les gâteaux, étaler nutella, sucre ou confiture sur les crêpes afin de gagner du temps à l’entracte.)
  • l’habillage dans les coulisses
  • filmer et prendre des photos en cours de spectacles (installer le caméscope sur un trépied disposé en hauteur, par exemple sur une table au fond de la salle)
  • gérer la sono (si vous ne faites pas appel à un professionnel)
  • gérer l’éclairage

et pendant l’entracte :

  • la buvette et le stand de petite restauration
  • la sécurité aux différentes entrées / sorties

et à la fin du gala:

  • la sécurité aux abords des coulisses (sortie des élèves)
  • le rangement et le nettoyage de la salle (vérifiez aussi les extérieurs !)

Installez les caisses.

Si vous avez mis en place une prévente des billets, proposez une file rapide (avec ticket) et une seconde file pour un passage via la caisse.

Une fois tous le monde installé, commencez votre discours d’inauguration et profitez à fond de votre gala… le temps passe si vite…

Le jour même après le spectacle

Récupérez les costumes pour les laver.

Faites la comptabilité des caisses et déposez la recette dans un coffre ou à la banque dès que possible.

Rangez et nettoyez la salle. Après toutes ces émotions, vous verrez que les photos prises lors de l’état des lieux sont bien utiles !

Les jours suivants

Rapportez les invendus de la buvette.

Joignez la presse pour qu’elle rédige un petit article. Fournissez texte et photos.

Remplissez la déclaration SACEM avec le nombre réel d’entrées.

 

Bon spectacle de danse 🙂

 

Pour allez plus loin dans votre démarche nous vous conseillons le blog de Marjorie qui fourmille d’idées et d’anecdotes sur la vie d’un club de danse, à lire ici : http://association-rythme-et-reverence-avec-marjorie.over-blog.com/

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